نوع جستجو را انتخاب نمایید
 
  • سایت
  • وب
جستجو
شما اینجا هستید : صفحه اصلی > دبیرخانه و بایگانی
سه شنبه 26 شهريور 1398

دبیرخانه و بایگانی

مقدمه
 جمع‌آوري، نگهداري و انعكاس اطلاعات مربوط به مكاتبات وارده و صادره هر سازماني و پاسخ به موقع به آنها در مقوله اتوماسيون اداري است. هدف اصلي سيستم دبيرخانه و بايگاني تحت پوشش قرار دادن چرخه مكاتبات از ورود به سازمان، ارجاعات به افراد، ثبت پيگيري‌هاي به عمل آمده، ارسال به بايگاني، ثبت در پرونده مربوطه و به امانت دادن آنها مي‌باشد. با ارزيابي گلوگاه‌ها امكان شناسائي و تسهيل گردش مكاتبات و در نتيجه بهينه سازي عملكرد افراد ميسر خواهد بود. نرم‌افزار حاضر با استفاده از متدولوژي شيي‌گرا طراحي گرديده تا عهده‌دار ثبت، نگهداري و طبقهبندي نتايج عمليات دبيرخانه و بايگاني سازمان به صورتي قابل انعطاف و در عين حال منسجم و آسان باشد.

تصاویری از نرم افزار




امكانات

  •   تعريف ساختار سازماني به صورت درختي (با امكان جابجايي برگ‌ها و محتويات شاخه‌ها)
  •   تعريف و ثبت درختي كلاسه پرونده‌هاي بايگاني (بدون محدوديت طبقه‌بندي و طول كد هر طبقه‌بندي)
  •   تعريف و ثبت كلمات كليدي مندرج در مكاتبات (براي گزارش‌گيري)
  •   دریافت و ذخيره اطلاعات مربوط به مكاتبات (وارده/ صادره/ داخلي/ بخشنامه و...)
  •   صدور رونوشت برای هر مکاتبه به صورت نا محدود
  •   دریافت و ذخيره اطلاعات مربوط به ارجاعات به صورت نامحدود با قابليت ارسال به بايگاني در آخرين مرحله
  •   ثبت پيگيري‌هاي متعدد براي هر مكاتبه و درصد پيشرفت كار هر پيگيري، و مشاهده پيگيري‌هايي كه مهلت آن منقضي شده
  •   نمايش فهرست مكاتبات آماده بايگاني
  •   ثبت و نگهداري مكاتبات در پرونده‌ها/ بايگاني فعال/ بايگاني راكد
  •   معرفی کلمات کلیدی هنگام بایگانی مکاتبات
  •   ضبط پرونده محل بایگانی ویا احیاء مجدد مکاتبه برای گردش مجدد
  •   امانت دادن و يا راكد نمودن يك پرونده
  •   مشاهده فهرست بايگاني راكد و امكان فعال نمودن مجدد يك پرونده
  •  انتقال يك مكاتبه به پرونده ديگر و يا كپي گرفتن از يك مكاتبه و درج در پرونده مقصد
  •   ثبت اطلاعات مربوط به امانت دادن پرونده و مشاهده فهرست پرونده‌های امانت داده شده
  •   مشاهده متن كامل نامه (تايپ شده توسط Word)
  •   مشاهده تصاوير (بيت مپ) فاكس‌هاي دريافتي معرفي شده در مكاتبه
  •   پیگیری ارسال مکاتبات با ثبت اطلاعات ارسال فاکس و اصل مکاتبه
گزارشات 
  •   مكاتبات (دفتر انديكاتور)
  •   نمودار مكاتبات
  •   عطف و پيرو مكاتبه
  • سوابق عطف و پيرو
  •   ارجاعات
  •   پيگيري‌هاي فرارسيده
  •   سوابق پيگيري
  •   فهرست محل نگهداري پرونده‌ها
  •   فهرست بايگاني
  •   مكاتبات داراي كليد خاص
  •   فهرست كلمات كليدي
  •   ارجاعات نزد افراد
امنيت و حدود دسترسي 
  •   امكان تعريف گروه‌هاي كاري در سازمان
  •   تعريف مجوزهاي دسترسي مورد نظر براي هر گروه كاري
  •   تعريف اعضاء هر گروه كاري با امكان عضويت كاربران در چند گروه به صورت همزمان
  •   استفاده از يك رمز در كل مجموعه سيستم‌ها و امكان تغيير آن توسط خود كاربر
تماس با ما
پست الکترونیک :
نام و نام خانوادگی :
پیام :
ارسال
دسترسی سریع